total designers: kennis & inzicht

Hoe werk je effectief met remote teams

14 november 2019
Vrolijke designer werkt met remote teams

Total Design is opgericht in 1963. Hierdoor hebben we redelijk wat kennis in huis op het gebied van strategie, design, technologie en communicatie. Het zou oneerlijk zijn om dit voor onszelf te houden. Sharing is tenslotte caring. Daarom delen we deze week een inzicht van Thomas Pleeging, Digital Designer. Hij werkt regelmatig met remote development teams en deelt zijn ervaring en tips & tricks over het werken met remote teams.

Op wat voor projecten zet je een remote team in?

We hebben een in-house development team waar we meestal mee werken, maar soms willen we juist met een extern development team werken. Omdat de klant daar al mee samenwerkt, of omdat wij niet de specifieke kennis in huis hebben. We werken samen met teams uit onder andere India, Polen en Bosnië. Zo werken we al jaren samen met een team uit Bangalore aan de interface voor een SaaS applicatie.

En hoe bevalt dat?

Het bevalt heel goed. Ik probeer het niet anders te benaderen dan werken met een team dat in dezelfde ruimte zit. Het enige verschil is dat ik ze hoogstens twee keer per jaar zie, in plaats van elke dag op kantoor. Soms is het vroeg opstaan, omdat de klant in Amerika zit, het development team in India werkt en ikzelf in Nederland ben, en de enige tijd die dan uitkomt half zeven ’s ochtends is.

Heb je tips?

Jazeker, het belangrijkste is om te investeren in je relatie met het team en ze als collega’s te beschouwen. Het is niet dat je het werk over de heg gooit en dan zegt ‘succes ermee!’. Je moet tijd en aandacht investeren om het team te leren kennen en de culturele verschillen te leren begrijpen. Developers uit India kunnen soms verrast worden door de Nederlandse directheid, en wij moeten rekening houden met de grote verscheidenheid aan nationale feestdagen in India.
Daarnaast is het ook belangrijk om een ritme te creëren om de workflow en de communicatie gaande te houden. In onze ervaring verdien je de tijd die je steekt in communicatie en afstemming ook weer terug. Zo beginnen we elke morgen met een stand-up met het remote team waarin we alle lopende zaken en planning bespreken en hebben we een wekelijkse review waar het hele team op inbelt. Zo weet iedereen waar ze aan toe zijn.

Welke tools zijn essentieel voor de samenwerking?

We gebruiken er een aantal op dagelijkse basis:

Slack of andere teamchat voor de day-to-day communicatie. Om snel vragen te kunnen stellen of te discussiëren over een te bouwen feature.

Handoff tool zoals Zeplin of Avocode voor de overdracht van design naar development. Dit is onze single-source-of-truth voor het design: wat in Zeplin staat is “waar”.

Issue tracker zoals Gitlab, Jira, Redmine. Essentieel om de status van tickets in het project bij te houden. Wat heel goed werkt is om een storychallenge-meeting te organiseren waar het hele team probeert gaten te schieten in een ticket. Pas als alles duidelijk is gaat het ticket in de sprint. Zo voorkom je onduidelijkheid.

Teams of Zoom voor conference calls en screen sharing. Gratis tools zoals Hangouts van Google zijn in onze ervaring minder betrouwbaar.